四、注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和浏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合。
越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應當是一級文件夾。
文件夾的數目，文件夾裡文件的數目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。
五、文件和文件夾的命名
為文件和文件夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個文件夾或文件相比於同一級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。
此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、浏覽帶來混亂。
六、注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個級別較低的文件夾中，甚至於刻錄到光盤中。而並本學期的一些文檔，因為要經常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對於老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應地處理本周期的文件夾。對於其他行業的人來說，也有不同的周期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔。
小提示：為了數據安全，及時備份是必需要的，及時備份文件並刪除不需要再使用的文件。
七、發揮快捷方式的便利
如果我們經常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方。
當然，當文件和文件夾不再需要經常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
八、現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確准備創建的文件夾個數與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾，並享受高效管理帶來的快樂了。
